Errores más comunes al hacer el registro online de tu evento

Cuando se organiza un evento, pueden ocurrir una serie de errores que podrían comprometer el buen funcionamiento del mismo.  Revisemos algunos de los errores más comunes. 

1.- Olvidar información importante

Asegúrate que en el registro en línea realizas todas las preguntas importantes sobre la información de tus invitados, así no tendrás que utilizar tiempo y recursos a última hora.  

Un mal planificador de eventos se nota cuando olvida consultar por invitados que no coman ciertos productos o que tengan alguna discapacidad que les haga difícil el acceso al lugar del evento.

Como profesionales de esta área, tenemos el deber de proveer a nuestros invitados de las máximas facilidades para que disfruten el evento y por esto, esa información es necesaria para planificar con anterioridad.

2.- Tener lista la programación del evento.

Trata de confirmar toda la programación del evento, horarios, recursos físicos y humanos, además de expositores y/o artistas que participarán, de esta forma los invitados podrán agendar sus descansos, almuerzos y tiempos libres. Esto no se puede realizar una vez que se está comprometido con el evento.

Es importante enviar notificaciones y actualizaciones del evento, para que los invitados estén al tanto de modificaciones o cancelaciones de último minuto, lo cual puede mermar su participación o, al menos, ponerlos de mal humor.

3.- Errores en el diseño del formulario

Un error común en los registros online es que los campos requeridos son de menor tamaño que la información que contendrán, de esta manera, información importante puede resultar cortada e incluso perdida. Esto es muy importante en el caso de los correos electrónicos y otros datos sensibles, que podrán servir para futuras bases de datos de tus invitados.

Además, debes pensar con cuidado que información solicitarás como obligatoria y cual es opcional.   El sentido común señala que el nombre, correo electrónico y teléfono serían datos necesarios para tu base de datos, pero su alimentación, accesibilidad y sus redes sociales también serían necesarias para obtener una experiencia placentera.

4.- Protección de datos

Como planificadores de eventos, tenemos el deber de cuidar a nuestros invitados y sus datos personales, adhiriendo a las políticas legales del país en este sentido.

Para quienes asistan a nuestro evento, esto es muy importante, ya que podrían ser personas de alto perfil, quienes solo quieren pasar un momento agradable y no ser molestadas, antes, durante o después del evento con publicidad no solicitada.