Llegó el día del evento, ¿estás preparado?.
Cuando llega el día del evento, lo normal como organizador es que desees que todo salga como se ha planeado. Hoy queremos presentarte varias reglas que debes considerar a la hora de organizar un evento.
Regla 1: Ser el primero en llegar
Si eres el organizador, lo primordial es que llegues primero y verifiques que esté todo en orden, verifica que todo el personal tenga claro lo que hará y cuáles medidas tomarán en caso de que cambie el clima o surjan contingencias.
Regla 2: Tener un plan B
En la organización de eventos, especialmente en un salón de eventos en exteriores, debes tener planes alternativos que te permitan tomar decisiones en caso de emergencias. La producción de eventos no es un asunto de improvisaciones, por eso, define tus planes A, B, C e incluso D.
Regla 3: Disfrutar tu propio evento
Sabemos la tensión que genera organizar un evento pero también es un momento en el que puedes disfrutar y mostrarle a tu equipo que estás contento y no estresado por el trabajo que se está realizando.
Regla 4: Ten los objetivos bien definidos
La eficacia de la organización depende de que las personas sepan qué van a hacer, es decir, todo tu equipo debe tener claro los objetivos del evento: qué tipo de producto se va a promocionar, quiénes son los clientes, cuál es la finalidad, pero lo más importante es que todos manejen el mensaje que se desea transmitir con el evento.
Regla 4: No olvides nunca la convocatoria
Es imprescindible dentro de la organización de eventos tener claro los medios de difusión para convocar a las personas. Las redes sociales son un medio obligatorio de invitación. También puedes hacer una campaña de email marketing donde puedas hacer promoción de forma más personalizada.
Regla 5: Recuerda repasar las necesidades con el fotógrafo
Hablar con el fotógrafo y decirle a qué partes del evento debe darle mayor relevancia dentro de las fotografías es algo muy importante. Tener documentado lo mejor de la jornada es algo esencial, ya que es un material que puede ayudarte a promocionar los servicios de tu empresa.
Regla 6: Revisa el plan de entrada a tu evento
Verificar la entrada de tu evento es un factor importante antes de comenzar. Un evento donde las personas tengan que hacer una larga cola muchas veces no es un buen indicio, puedes evitar esto verificando que tengas un personal capacitado en esta área que agilice este proceso, además de integrar en este lugar elementos como una app móvil para hacer un check-in más rápido.
Estas son algunas reglas que no puedes olvidar el día de tu evento, por muy obvias que parezcan algunas muchas veces son pasadas por alto. No olvides anotarlas y verificarlas en cada uno de tus eventos.
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