Prepárate para lo inesperado: crea un Plan B para tu evento (Parte II).
¿Cómo logramos que en nuestro evento todo salga bien? Hoy te contamos cómo prepararte para solucionar los inconvenientes inesperados que pueden surgir al organizar un evento.
En nuestro último artículo conocimos la importancia de contar con un listado de contactos de emergencia para resolver cualquier inconveniente que pueda surgir durante nuestro evento. Hoy te presentamos otros puntos simples a tener en cuenta para tu Plan B:
La tecnología es maravillosa, pero ¿quién no ha sentido que, cuando más la necesitamos, no hace lo que queremos? Para asegurarnos que las presentaciones PowerPoint, videos u otros medios, se puedan reproducir sin problemas, pídeles a los encargados que te las adelanten.
Un típico problema, por ejemplo, es que el creador de una presentación trabaje con una versión PowerPoint distinta a la utilizada en el evento, lo que puede llevar a problemas al momento de su reproducción en el evento. Si le pides su presentación de antemano, podrás asegurarte que la presentación sea compatible con el equipo que se usará en el evento. Además, te recomendamos guardar el archivo como Pdf también, dado que este formato suele funcionar muy bien en todos los dispositivos, incluyendo equipos Mac.
Solicitar las presentaciones de antemano, también te da la posibilidad de guardarlas tanto en un dispositivo móvil, por ejemplo, en un pendrive, como también en una nube. Te recomendamos siempre almacenarlas en lugares distintos por si uno falla.
Otros factores a tener en cuenta, los puedes conversar con el Centro de Eventos que has elegido: esto incluye por ejemplo un Plan B para el caso que la cantidad de asistentes sea más alta de lo esperado. ¿Existe la posibilidad de agregar sillas al salón? ¿La cantidad de menús pedidos se pueden aumentar a corto plazo?
Vale la pena también consultar las pólizas de cancelación y modificación que tiene el Centro de Eventos. ¿Existe la posibilidad de cancelar una reserva, o de cambiar la reserva a un salón más grande o pequeño? ¿Cuáles son los plazos de aviso que se deben cumplir para realizar alguna modificación? ¿Las modificaciones o cancelaciones tienen un costo?
Finalmente, si el evento está planeado al aire libre, consulta alternativas con tu Centro de Eventos. Si el día del evento el tiempo no es el esperado, ¿existe la posibilidad de agregar un toldo, por ejemplo, o de acomodar a los invitados en el interior del Centro de Eventos?
El Centro de Eventos que elijas, será uno de tus socios claves para asegurar el éxito de este día. Es por eso que es importante que lo selecciones cuidadosamente y para ello, te invitamos a conocer los Centros de Eventos disponibles en www.salonesyeventos.cl y solicitar tu cotización.