Check list para tu evento, Parte II

En el artículo anterior viste el check-list del cuándo y el dónde para organizar tu evento.

Ahora te presentamos algunas opciones del cómo organizar tu evento.

¿Cómo?

Temática

• Confirma si la temática corresponde a una fecha comercial, o está alineada con algún objetivo de tu empresa, es una celebración, lanzamiento o una profundización de algún tema especial.
• Verifica si la temática requiere un permiso de manejo de marca o propiedad intelectual, créditos o permisos especiales.
• Establece el objetivo del evento, cómo medirlo y cuál es la meta a lograr.
• Determina un presupuesto disponible, un tope máximo a invertir y la retribución que hará el evento a tu flujo de caja.
• Revisa el calendario de eventos que se estén haciendo en la misma ciudad o región para evitar un conflictos con tu temática, invitados o fechas no apropiados.
• Determina la agenda del evento y publícala con anticipación a sus invitados.
• Establece con anticipación si requieres que tus invitados asistan con atuendos, vestimenta o elementos especiales.
• Incluye en la agenda actividades de entretenimiento que permitan conectar a tus asistentes con tu empresa o evento, que se relajen y distraigan. Esto te ayudará a mantener la atención de tu audiencia y la permanencia en todo el evento.
• Verifica si tus expositores requieren alternativas especiales de alojamiento, transporte, recorridos por la ciudad o lugar del evento.
• Ten claro el currículum de tus expositores, esto te permitirá hacer el guión de presentación o incluirlo en el material del evento.
• Coordinar si los expositores necesitan atenciones especiales.
• Hazle una presentación de la audiencia a tu expositor, de manera que tenga claridad de la cantidad y las características de los asistentes.
• Coordina con tus expositores o conferencistas sus necesidades para la presentación y establece claridad sobre los tiempos.
• Valida si se requiere hacer un registro de los asistentes al inicio del evento, ya sea para inscripciones, entrega de material, entrega de elementos de traducción simultánea u otros.
• Determine qué hacer en caso que lleguen asistentes no considerados o un mayor número al estimado. Esto para calcular salones alternos, pantallas de proyección en otros espacios, alimentos y bebidas adicionales y material del evento.

En el próximo artículo veremos los temas de alimentos y bebidas