Cuatro consejos al cancelar un evento

Cuando por motivos de fuerza mayor se debe realizar la cancelación de un evento, es sin lugar a dudas uno de los momentos más difíciles para los organizadores, ya sea la empresa que está realizando el evento o los organizadores externos en quienes se confió la realización del mismo.

Es por esto que como planificadores de eventos, se deben tener en cuenta 4 sencillas reglas para que nuestros usuarios no tengan mayores problemas con la cancelación.

1.- Comunicar lo sucedido

Antes de realizar cualquier tipo de acción, debemos ponernos en contacto con quienes fueron invitados al evento, ya sea como invitados o si han adquirido algún boleto.

Debemos además contactar a los patrocinadores y a los invitados especiales (charlistas o artistas), preferentemente de manera personal, para ponerlos al tanto de la situación acontecida.

2.- Dar explicaciones

Ofrecer todo tipo de respuestas a los asistentes, explicando por qué no se va a celebrar el evento.

También se debe dar una razón a las personas involucradas en el mismo para que comprendan que esta fue la mejor decisión. 

3.- Tenga en cuenta a los proveedores

Al tomar la decisión de suspender o cancelar un evento, se debe tener en cuenta que esto afectará, de manera directa o indirecta a otras personas, entre ellos a los proveedores. Comunícales tu decisión lo antes posible, de esta manera tendrás un mayor margen para negociar una posible devolución de dinero o de los productos que han ofrecido.

4.- Evalúa la situación

Realiza, en conjunto con tu equipo más cercano, una reflexión sobre las causas y las externalidades negativas que tendrá la decisión de la cancelación o suspensión del evento. Realizar este análisis te ayudará a comprender mejor los obstáculos que se hayan presentado durante la organización del evento y así en una próxima oportunidad se podrá realizar de mejor manera.