Escoge un buen lugar para que tus invitados puedan acreditarse

Sin importar el tamaño o el presupuesto del evento que estás organizando, existen algunas prácticas con las que puedes optimizar la acreditación de tus invitados, disminuyendo la espera y la frustración de nuestro público, teniendo en cuenta que esta es la primera oportunidad que estamos frente a nuestros invitados y tenemos que dar una buena impresión de entrada.

Por esto, el lugar y espacio disponible para la recepción de nuestros invitados puede tener un efecto sustancial en el éxito del evento y por ello entregamos estos pequeños consejos, que te servirán para realizar de buena manera esta etapa.

1.- El lugar debe ser fácil de encontrar, estar muy cerca de donde se realizará el evento y debe tener el espacio suficiente para recibir a la cantidad de invitados que se tiene planeado según las confirmaciones realizadas.

2.- Si utilizas alguna clase de tecnología para el registro (computadores u otros) asegúrate que se realizaron todos los chequeos para instalar estos aparatos y que operen de manera satisfactoria, como por ejemplo tomas de corriente cercanas, internet de alta velocidad y muebles aptos para estos equipos tecnológicos.

3.- Si tenemos invitados exclusivos, expositores o personas con necesidades de accesibilidad especiales, debemos tener un acceso expedito, con todas las comodidades para este tipo de casos. Además se puede capacitar a nuestro personal para que estén atentos a este momento y le puedan brindar el apoyo.

4.- La rapidez es importante para este tipo de eventos. Es por esto que debemos estar atentos y prestos a realizar la acreditación de nuestros invitados de manera expedita, de forma tal que si alguno de los asistentes llega sobre la hora o retrasado, no se pierda parte importante del evento por una demora en su registro y acreditación.

5.- Debe existir una señalética clara y precisa, tanto en el lugar que realizará la acreditación como a la entrada del salón donde se llevará a cabo el evento en particular, de manera de reducir la población flotante y que se hagan atochamientos en las entradas. Es importante que el personal esté atento a estas condiciones y las pueda subsanar en el menor tiempo posible.

Asegúrate de tener una acreditación limpia, expedita y que todos los miembros del equipo de recepción refuercen esta idea en su quehacer en el evento.  

Con estos simples consejos, la primera barrera de entrada para nuestros invitados pasará de manera amena y rápida, logrando una buena impresión de nuestra organización, la cual será atesorada por ellos y de seguro, se la contarán como experiencia a sus conocidos, recomendándonos en su círculo cercano.