Organizar una conferencia o una presentación requiere de múltiples factores para lograr que sea exitosa y es por eso que a continuación te presentamos algunos consejos para que puedas planear todo con tranquilidad y salga a la perfección.

Definir lugar: El éxito de una conferencia depende en gran medida del lugar que se elige y la comodidad de los asistentes por eso te recomendamos no confiar en las imágenes de los folletos, catálogos ni páginas web ya que están acomodadas para dar la mejor impresión posible.  Visita el salón y saca tu mismo las fotos para mostrárselas a quienes están en tu equipo. Averigua los accesos, estacionamientos, salidas de emergencia y facilidades para personas discapacitadas. Es bueno poner toda esta información en el material de promoción.

Definir la fecha y hora: Aquí hay dos opciones: elegir la fecha y adecuar el lugar a ésta o definir el lugar que quieres y luego ver las fechas que tienen disponibles. Si elegiste la segunda opción te recomendamos que hagas la reserva del salón con antelación, sobre todo si tu evento es durante los meses que hay más demanda. Pide la reserva  y su confirmación por escrito. También es importante que negocies con el Centro de Eventos una fecha tope donde puedas anular tu reserva sin ser penalizado. En este punto, también debes considerar que no coincida con algún evento mediático como un concierto, partido de fútbol, día del padre, etc., ni que sea dentro de horario laboral.  Los mejores días para realizar una conferencia son los Martes, Miércoles y Jueves.

Instalaciones del lugar: Otro de los consejos que te podemos dar al momento de organizar una conferencia es que verifiques las instalaciones que te ofrecen, como por ejemplo, iluminación, amplificación, equipos audiovisuales, aire acondicionado y/o calefacción.   También verifica que no hayan ruidos ambientales que puedan perjudicar tu evento como ruido de calles, puertas que rechinen, música ambiental u otras actividades en salas continuas.

Armado del salón: Una vez que tengas todo listo y contratado, es bueno que puedas definir la distribución de las sillas, que todos los asistentes tengan visibilidad al escenario, que hayan más de dos pasillos de acceso y que el escenario esté en el lado opuesto a la entrada de los asistentes, para que los que lleguen tarde no afecten la continuidad de la exposición. Si la sala es grande y plana, preocúpate de poner a los oradores sobre una tarima para que puedan ser vistos por todos.

Difusión: El éxito de tu conferencia también depende de la difusión, que debe ser clara, directa y con todos los detalles.  Para eso puedes usar medios masivos como volantes, diarios, etc. o algo más acotado como e-mail, afiches en determinados lugares, eventos cerrados en Facebook, etc.   Es importante que uses tu página web y redes sociales para que tengas mayor visibilidad y alcance.

Invitaciones: Las invitaciones deben ser hechas con unos 20 días de anticipación, si lo haces con más tiempo corres el riesgo de que se olvide y con menos días el invitado puede estar comprometido con otra cosa.  Si las invitaciones las haces llegar por e-mail, comienza a confirmar la asistencia al día siguiente y envía un recordatorio cinco días antes del evento.  También es importante que si el salón tiene una capacidad limitada y tienes una gran convocatoria, debes informar con anticipación que la entrada al evento será solo para quienes confirmaron su asistencia.

Agradecimientos: Posterior al evento, siempre es bien recibida una nota prensa  que se envíe a los medios de comunicación y un agradecimiento simple a los asistentes del evento.  Esto demuestra preocupación y compromiso con los invitados.

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